fax一斉送信利用の際の注意点を紹介

faxを使った事のある人は、どれだけいるでしょうか。メールなどが普及してきた現在において、faxは一般的には使われなくなってきています。簡単に言うと電話回線などの回線を使って画像を送る仕組みの事を指します。ファクシミリが正式名称になります。通信回線を使って相手先に画像を送れる為、非常に便利なツールです。一般的には電話回線を使いますが、インターネットが普及してきている今、インターネットfaxというものも存在します。画像多く送るのであれば、メールでもいいではないかと思われがちですが、メールよりもfaxの方がいい場合がもちろんあります。その為、今でも利用されています。個別に送る方法もありますし、一斉送信する事も可能になっています。ではfaxの仕組みなどについて詳しく見ていきましょう。

faxの仕組みについて詳しくなりましょう

faxの仕組みは、細かく伝えるとなると案外難しくなります。まず紙に書いてある情報を、機械で音声情報に変換します。それを、通信回線を通して相手先へと送り、相手先の器械で音声情報を画像へと変換する事により、送信完了となります。紙に書いてある画像が音声になると想像すると、不思議な気持ちになりますね。従来のfaxを利用すると、一件一件送信する事が必要です。家庭用であればそれで十分ですが、業務で利用している場合、多くの場所に一斉送信したい事もあります。ある程度の数であれば機器によっては可能ですが、時間と費用がかなりかかってしまいます。そこで活躍するのが、インターネットfaxです。インターネット回線を使うことで一度に大量のfaxを送信する事ができ、用紙の節約にもなるのです。

faxによる一斉送信と注意点について

faxによる一斉送信とメールの違いは何でしょうか。どちらも同じ様に利用する事が可能です。しかし、メールは開かなければ中身を確認できません。その点、faxは一目で情報が確認できるので、非常に便利なのです。一斉送信でも同じです。社内で共有する事柄であったり、ダイレクトメールであったり、その使用方法はさまざまです。しかし開封する手間が無い為、目につきやすいので便利です。一方で気を付けなくてはいけない点もあります。相手側のトナーや紙を消費してしまう為、数多く送ってしまったりすることは避けましょう。社内連絡であればいいですが、ダイレクトメールなどの場合は迷惑になってしまう事も考えられます。また、目につくからと言って情報を詰め込み過ぎると、かえって見づらくなってしまいます。注意点をしっかりと踏まえて利用していきましょう。