基礎からわかるバーチャルオフィスの特徴や利用方法

バーチャルオフィスとは何かを初心者にもわかりやすく基本からご説明します

Page: 具体的なバーチャルオフィスの使用例について

以前は、個人で事業を立ち上げる際に、実績が出てくるまでの間の仮のオフィスとして利用されることが多かったバーチャルオフィスですが、最近では、電話や郵便物の転送サービスだけでなく、応接室やワーキングスペースのレンタルといった様々な機能が充実した、レンタルオフィスの機能を併せ持っているものも少なくありません。加えて、これまで困難とされてきた、法人名義の銀行口座の開設、社会保険や雇用保険の申請や融資制度にも対応できるオフィスが増えてきたこと等から、個人の起業家だけでなく、一般の会社や事業所も利用するようになっており、その使用方法も多岐にわたっています。そこで、基本的な機能や最新の機能について、おさらいするとともに、具体的な使用方法についてまとめてみました。

活動拠点として利用する具体的な方法

営業職に代表されるように、外回りが多く、クライアントとの打ち合せや交渉を社外で行うビジネマンも少なくありませんが、 クライアントの所在地が遠方であれば、移動時間やそれにかかるコストも必然的に大きくなります。また、相手によっては自社内での打合せや交渉を嫌うクライアントも少なくありません。仕事の効率化を図るために、本店とは別にオフィスを設けることで、移動時間やコストの大幅な削減が期待できます。また、OA機器やデスクが完備されたオフィスも少なくありませんから、支店などとは別に営業・業務の一つとして利用できますから、わざわざ支店等に帰社しなくとも、資料作成やメールのチェックなどが可能です。 もちろん、社員が不在であれば、オペレーターによって来客や電話対応が行われますので安心して業務に取り組むことができます。

事業所開設にかかるコスト削減に向けた利用方法

新規にオフィスを開設する際、初期費用として電話やインターネットの回線工事、事務所開設にかかる敷金、保証金、礼金、手数料などが必要となりますが、バーチャルオフィスでは、既に設置済みであり、さらにはコピーやFAX、デスクなども完備されていますから、事務所開設に係る労力を排除することで、オフィス開設のコストを最小限に抑えることが可能となります。ちなみに、オフィス開設のコストについては、4〜5人の規模であっても50万円以上かかりますし、さらに応接室やミーティングスペースを設置することを考えると、さらにコストは膨れ上がります。それと比較してバーチャルオフィスであれば、初期費用は概ね1万円から3万円で収まりますし、毎月の使用料も3万円から5万円程度で収まるのは非常に魅力的です。もちろん、売り上げが伸びれば、別の事務所に移転することも可能ですから、非常に便利なサービスです。

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