迅速にfax一斉送信を行える秘訣の紹介

メールが主流になってきた昨今でも、一枚の紙に情報が詰め込めて、誰かの手元に一度は確実に触れられるfaxは有効な情報の伝達方法です。一方で、大量にfaxを一斉送信する場合は電話回線を占領してしまうため、送信作業を行っている間はfaxを受信できなくなってしまいます。そのため、急ぎで送ったfaxが受信できず、情報伝達に遅れが生じることがあります。また、人力で送信先を探して選択、あるいは入力して確認する手間や時間、人手を取られてしまいます。一番怖いのは番号の選択ミスや誤入力などによる誤送信です。再送信だけで済むのであれば手間だけで済みますが、外部に漏らしたくない情報が流出する可能性がないとは言い切れません。これらの手間やリスクを省けるfaxの一斉送信の方法について説明します。

faxの一斉送信はどうやって効率化できるのか

faxの一斉送信は、人力で行う以外にも様々な方法があります。一つ目は、電話回線を利用したパソコンを使用する方法です。パソコンにfaxが送信できるソフトをダウンロードすることで利用できます。パソコンによっては標準で装備されているものもあるので確認しましょう。この方法であれば、送付したい資料をプリントアウトする必要はなく、パソコンで作成した資料をそのまま送信できます。事務所などにパソコンはあるけれどfax機がないという場合は、この方法が一番手っ取り早い方法でしょう。二つ目は、インターネットfaxのサービスを利用する方法です。利用するには専門の業者に依頼する必要があります。これを使うことで、事務所に限らずどこにいてもfaxを一斉送信できますし、スマホから送信することも可能です。事務所に常駐していない、出張や外出が多い場合は便利な方法と言えます。

何もしなくていい?faxの専門業者とは

インターネットfaxのほかに、faxで送信する紙面作成から一斉送信までを一括で行ってくれる専門業者も存在します。基本料金は1枚あたりの送信料のみ発生し、通信料の負担はない業者が多いです。オプションで原稿を送信すれば原稿のアドバイスをしてくれる、効果的なデザインや文言を考えて紙面作成をしてくれる、業者が管理しているリストに応じて送信先を新規開拓するといったことも可能なので、特に新しいサービスや商品の告知や宣伝をしたい場合は有効です。その他にも必要に応じて宛名をその都度印字してくれるサービスを持っている業者もあります。一斉送信の方法を決めるのも良いですし、先程挙げた方法と組み合わせる、必要に応じて使い分けるなどして、より効率的に情報の伝達や共有方法を探してみましょう。