気になるfax一斉送信の活用法

複数の相手先にfaxを送信する場合に便利な機能が一斉送信です。送信する内容が全く同一であれば、相手先ごとにその都度fax番号を入力する手間が省けるので、件数が増えれば増えるほど一斉送信活用時のメリットも増えます。従来からあるfax機器を使ってグループ登録した相手先に一斉送信する方法に加え、パソコン操作で一斉送信する方法もありますし、更にはネットを利用して一斉送信の業務を代行してもらうという方法もあります。電話などと違って遠隔地でも一律のコストで情報を発信できますし、郵便を利用する場合のように書類を準備し、封入し投函するという手間も省けます。faxの一斉送信機能をうまく活用することで、効率的な営業の展開や瞬時に情報を共有することが可能になるので、是非取り入れてみましょう。

faxを一斉送信する際の注意点

faxの一斉送信をうまく活用すると、業務の効率化や円滑な情報の共有、コストカットなどメリットがたくさん生まれます。ただし、人為的なミスなど、使い方によっては取り返しのつかないことにもなりかねないので注意が必要です。従来からある一斉送信の方法は、fax機器に一斉送信したい相手先をグループに分けて登録し、最小限のボタン操作で一斉に複数先に送信するという方法です。この方法を利用する場合の注意点は、送信する相手先を目的にそったカテゴリに分けてグループ登録するということです。簡単に言うと、送信するつもりがなかった相手先に誤って送信することを防ぐようなグループ分けが必要だということです。パソコンを使って一斉送信する場合にも、同じことが言えます。人為的なミスを防ぐために、登録時には複数人の目を通すなどの対策が必要となります。

faxの一斉送信の代行業者を利用する

日常的に一斉送信を活用したり、faxの一斉送信が業務の大部分を占めるような場合には、専門の代行業者を利用することも考えられます。もちろんコストはかかりますが、そのコスト以上の効率化が図れたり、営業成果が期待できるようであれば導入してみるのも良いでしょう。一斉送信を希望する先のリストを準備し、発信したい情報を作成するだけで一斉送信することが可能です。また、先方が話し中であったなどの理由で、一斉送信できなかった先にも送信完了するまでリダイヤル機能などを使って管理してもらえるので、faxの送信業務にとられていた手間が大幅に解消されます。またインターネット環境が整ってさえあれば、外出先でも必要に応じてfax送信できますし、あらかじめ日時を指定して送信予約することもできます。これらの機能をうまく利用すると、かなりの業務の効率化が期待できます。